tietosuoja- ja rekisteri­seloste

Muurlan opiston asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietoja käsitellään vain Muurlan Opiston koulutuksien ja kurssien hallinnoinnissa, laskutuksessa ja markkinoinnissa.

Rekisterissä olevat opiskelijoita koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta opiskelijat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseja ja kurssilaskutusta varten. Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun, markkinoinnin ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja.

Rekisterissä olevat opiskelijoita koskevat tiedot ovat rekisterinpitäjälle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Markkinointirekisterissä olevien asiakkaiden ja opiskelijoiden yhteystietojen käsittely perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
• Ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti, koulutustaso ja äidinkieli (tilastointia varten)
• Henkilötunnus laskutusta ja henkilön yksilöimistä varten
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, kurssiosallistumiset, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot
• Mahdolliset muut asiakkaan itse antamat lisätiedot, kuten esim. kiinnostuksen kohteet.
• Alaikäisen oppilaan huoltajan nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.
• Tulosteet, joihin henkilötunnus on merkitty, säilytetään ja tuhotaan asianmukaisesti.

Muurlan Opiston on säilytettävä lakien (Arkistolaki 831/1994, Tilastolaki 280/2004) vaatimat tiedot lakien vaatiman ajan (pääasiassa 5v/10v).

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Kirjanpito- ja arkistolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Rekisteri koostuu pääsääntöisesti Muurlan Opiston asiakkaiden ja koulutuksista kiinnostuneiden itse toimittamista tiedoista sekä julkisista internet-lähteistä (vain yhteystietoja).

Tietoja hankitaan ulkopuolisista lähteistä vain Opetushallitukselta. Opetushallitukselta saatetaan hankkia tiettyihin hakukohteisiin hakeneiden, ilman opiskelupaikkaa jääneiden hakijoiden yhteystiedot markkinointia varten (vain hakijat, jotka ovat antaneet luvan koulutusmarkkinointiin ja joilla ei ole turvakieltoa).

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa tai henkilön omalla suostumuksella.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa käyttäjän henkilötietoja myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla sekä tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on Muurlan Opiston tietokannassa. Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti opiston toimistoon. Asiakkaalla on myös oikeus vaatia henkilötietojen korjaamista tai poistamista. Niitä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määritettyjen asioiden täyttämiseksi ja/tai joita laki (Arkistolaki 831/1994, Tilastolaki 280/2004) edellyttää, ei asiakas voi kuitenkaan poistaa.

Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Muurlan Opiston tietoverkko, laitteisto ja palvelimet, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tekniset ratkaisut mahdollistavat tallennettuun tietoon pääsyn vain nimetyille työntekijöille sekä Muurlan Opistoon sopimussuhteessa oleville palveluntarjoajille.

Kaikki manuaalinen aineisto säilytetään valvotuissa ja lukituissa tiloissa, ja aineistoon on pääsy ainoastaan siihen oikeutetuilla henkilöillä.

Muurlan Opisto kehittää jatkuvasti palvelujaan ja voi tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön ilman etukäteistä ilmoitusta. Jos tätä selostetta kuitenkin olennaisesti muutetaan, ilmoitetaan asiasta tämän tietosuojakäytännön alussa vähintään 30 vuorokauden ajan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutokseen. Suosittelemme, että käyt tutustumassa tähän selosteeseen ajoittain saadaksesi tiedon tietosuojakäytäntöön mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii opiston rehtori, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Rehtori tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Toimiston henkilökunta vastaa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin.